Styrelsemöten
Regler och rutiner.
Följande har rätt att kalla till styrelsemöte: ordförande, minst fem av styrelsens ledamöter och revisor.
Utöver styrelsen har andra närvaro- och yttranderätt vid styrelsens sammanträde: doktorandkommitténs ledamöter, valberedningens ledamöter, revisorerna och personalrepresentant.
Nyvald styrelse ska hålla ett konstituerande styrelsesammanträde före den 1 juli. På detta sammanträde ska beslutas om:
- Firmateckning
- Delegationsordning
- Kårkontaktsamordnare
- Mötestider för det kommande året
Före styrelsemötet
Styrelsen fastställer gemensamt tid och plats för styrelsemöten. Mötestiderna bör fastställas under styrelsens första möte men kan därefter justeras vid behov.
Presidiet är ansvarigt för att skriva förslag på föredragningslista till styrelsemötet. Om en ledamot meddelar presidiet ett ärende som inte kräver beredning senast fyra dagar innan handlingarna skickas ut, ska presidiet lyfta ärendet på den föreslagna föredragningslistan.
Medlemskårer som vill lyfta ett förslag till styrelsen ska skicka in det skriftligen till presidiet senast tolv dagar före styrelsemötet. På mötet tar presidiet upp ärendet under övriga ärenden. På så sätt kommer det till styrelseledamöternas kännedom. Styrelsen utser en ledamot att återkoppla till förslagsställaren.
Ordförande ska skicka ut en kallelse till kommande styrelsemöte senast två veckor före sammanträdet. Styrelseledamöter ska svara på kallelsen inom en vecka om de kommer att kunna närvara eller inte.
Handlingar tillsänds ledamöterna senast en vecka före mötet. Detta görs via uppladdning på Team Engine. Om någon styrelseledamot önskar få handlingarna utskrivna ska detta begäras i god tid före mötet och tillgodoses av presidiet.
Vid styrelsemötet
För att styrelsen ska få kontinuerlig information om det dagliga arbetet ska det vid styrelsemötena finnas rapportpunkter på dagordningen. Rapporterna bör vara i skriftligt format. De rapporter som ska avlämnas är:
- Presidierapport
- Kanslirapport
- Ekonomirapport
Utöver dessa kan även andra rapporter lämnas. Tidigare år har även rapporter från kommitéerna och en press- och kommunikationsrapport lämnats till styrelsen även om det inte krävs av arbetsordningen.
Ett externt mötespresidium kan anlitas om presidiet eller styrelsen bedömer att det underlättar styrelsens arbete.
Om styrelsen behöver fatta beslut per capsulam, skall beslutsförslaget vara möjligt att ta ställning till med avslag eller bifall. Den som utses att administrera beslutet ska inte sitta i styrelsen. Beslutsunderlaget skickas ut, och varje ledamot svarar valadministratören enskilt inom en förutbestämd tid, annars inom en vecka. Valadministratören meddelar styrelsen resultatet i ett röstprotokoll inom tre dagar från det att röstningen avslutats. Röstprotokollet anonymiseras vid personalval.
Vid reservation ska en skriftlig reservation lämnas in till mötessekreteraren senast fem dagar efter att mötet har avslutats.
Vid votering kan röstprotokoll begäras av enskild ledamot. Begäran ska göras i samband med beslut och hanteras som en protokollsanteckning.
Mötesordning
Mötets dagordning behöver inte följas uppifrån och ner, utan punkterna tas i den ordning som mötespresidiet finner är lämplig.
Styrelsen använder sig av en talarlista.
Sakupplysning bryter talarlistan. Vid sakupplysning får talaren endast upplysa om fakta och inte uttrycka åsikter.
Ordningsfråga bryter debatt i sakfråga och skall avgöras innan annan fråga tas upp till behandling.
Yrkanden ska inkomma skriftligen till mötesordföranden eller mötessekreteraren. Yrkanden på bordläggning, återremiss eller remiss ska tas upp till beslut före behandling av övriga yrkanden.
Vid beslut om streck i debatten ska mötesordförande lämna tillfälle åt dem som önskar att lägga fram yrkanden att göra det innan strecket dras. När streck i debatten satts får alla möjlighet att sätta upp dig på talarlistan endast en gång.
Streck i debatten bör användas restriktivt. Försöksvotering och rundor föredras före streck i debatten.
Mötesordförande har rätt att godkänna en replik från en tilltalad styrelseledamot i direkt anslutning till ett aktuellt anförande.
Om sekretessbeläggning
Styrelsen kan i enighet med 3 § mom. 6 i SFS stadga fatta beslut om att sekretessbelägga en handling. Beslut om sekretess kan fattas gällande kommande möteshandlingar. I sekretessbelagda ärenden ska styrelsen iaktta tystlåtenhet.
Styrelsen får besluta att en viss fråga ska behandlas bakom stängda dörrar. I så fall har endast revisorerna en stadgefäst rätt att närvara utöver styrelseledamöterna.
Om beslut
Styrelsen är beslutsför när minst hälften av styrelseledamöterna är närvarande, varav minst en är ordförande eller vice ordförande.
Omröstning ska ske öppet, med undantag för personval.
Enkel majoritet gäller. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst (eller vice ordförande om ordföranden är inte närvarande).
Om protokoll
Det som måste nedtecknas är: beslut, lagda yrkanden, protokollsanteckningar och reservationer. Protokollet justeras av sammanträdets ordförande, sekreterare och minst en ledamot som justerare. Den ska vara justerad inom 30 dagar från sammanträdets avslutande och skickas ut till medlemskårerna.